Как заверить копию трудовой книжки?
Как заверить копию трудовой книжки?
Работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению заверенную копию трудовой книжки. Сделать это необходимо в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Брать с работника плату за оформление копии документа работодатель не вправе.
Для оформления необходимо копировать те листы трудовой книжки работника, которые содержат какие-либо записи (включая записи в разделе "Сведения о награждениях"). Для того чтобы заверить копию трудовой книжки, нужно сделать отметку о заверении, которая содержит:
- надпись "Верно" или "Копия верна";
- наименование должности лица, заверившего копию (например, генеральный директор, начальник отдела кадров, специалист по кадрам или менеджер по персоналу);
- его собственноручную подпись;
- расшифровку подписи (фамилию и инициалы);
- дату заверения копии документа.
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации (п. 5.24, 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Формулировка такой надписи может быть следующей: "Подлинник документа хранится в ООО "Ромашка" по адресу г. Москва, ул. Ткацкая, д. 45". Для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать штамп.
Если оформляется многостраничная копия документа, то можно заверить каждый лист копии или все листы вместе. Чтобы заверить все листы копии, необходимо их сшить нитью и пронумеровать, сделать надпись "Копия" на первом листе, вывести на оборот последнего листа копии концы прошивочной нити и опломбировать их (например, приклеить бумажную пломбу). На обороте последнего листа нужно сделать надпись: "Верно (или Копия верна). Всего прошито, пронумеровано и заверено __ листов". Надпись о месте хранения оригинала (подлинника) документа следует сделать на копии последнего листа трудовой книжки.
На копии трудовой книжки необходимо поставить печать работодателя (организации или ИП) при ее наличии (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Печать проставляется так, чтобы она не захватывала собственноручную подпись должностного лица. В многостраничной копии документа печать, как правило, ставится так, чтобы она захватывала бумажную пломбу и часть наименования должности. На копии последнего листа трудовой книжки наряду с заверительной надписью необходимо сделать запись "Работает по настоящее время" и заверить ее в общем порядке.